Los desafíos del Director de Proyectos con un equipo de teletrabajo

Hay retos a los cuales se debe de enfrentar el Director de Proyectos con la implementación del teletrabajo, algunos relacionados con el personal y otros relacionados con la infraestructura e incluso con la normativa.

Entre los retos que debe enfrentar un Director de Proyectos relacionados con el personal están, la disciplina, orientar a trabajar con objetivos, personal auto organizativo,  con conocimiento de las TIC´s, constante y proactivo.

Sensación de aislamiento y sedentarismo, distracciones provenientes del núcleo familiar e incluso la generación de conflictos.

Desafíos relacionados con la infraestructura, la seguridad de la información que se intercambia entre el lugar de teletrabajo y la oficina.

Seguridad física, debido a destrucción o extravíos de información.

Y un reto en la normativa es la relacionada con los derechos y obligaciones del trabajador y de la empresa, laboral, contractual (en el caso que el trabajador sea contratado solo bajo esa modalidad), así como la reinserción del trabajador a una oficina en caso de no funcionar en la modalidad de teletrabajo.

Conclusiones

• El Teletrabajo involucra situaciones físicas, psicológicas, sociales, tecnológicas y de normativa, que son un gran reto para el Director de Proyectos.
• El Director debe motivar y guiar al trabajador al cumplimiento de los objetivos.
• Para la implementación del teletrabajo es fundamental la utilización de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC´s).
• El lugar desde el cual se realiza el teletrabajo debe de ser tecnológicamente adecuado, y contar con medidas de seguridad.
• El trabajador seleccionado debe contar con ciertas características entre ellas ser auto organizativo y disciplinado.

Recomendaciones

• Utilizar sistemas de encriptación de la información.
• Hacer un estudio de las actividades que se pueden realizar por teletrabajo.
• Seleccionar al personal acorde con pruebas específicas para personal de teletrabajo.
• Que el personal acuda a la oficina determinados días, para que tenga contacto con el resto de compañeros.
• Establecer medidas de seguridad para evitar el robo de información y realizar respaldos constantes.
• En la normativa existente se debe de incluir el teletrabajo, si en el país no es posible a corto plazo, por lo menos en el reglamento interno de la empresa.
• Se debe capacitar al trabajador sobre el teletrabajo y cómo actuar en el círculo familiar.

Gestión del Recurso Humano

La Guía PMBOK, es el caballo de batalla del PMI para la administración de proyectos y contiene las mejoras prácticas para esa disciplina y en el cual se basa el examen de acreditación de PMP.

Podemos utilizar lecturas de complemento para el examen de acreditación, como es el caso del libro Director Profesional de Proyectos del señor Pablo Lledó. En el capítulo 9 “Recurso Humano”, el señor Lledó explica una redacción de fácil comprensión la gestión de los recursos humanos en el proyecto, además tiene la ventaja de estar escrito por una persona con amplios conocimientos en el tema y en nuestra lengua materna.

Las similitudes entre el capítulo 9 del PMBOK y el capítulo 9 del libro de Pablo Lledó, es que ambos tienen los mismos 4 procesos de Gestión de los Recursos Humanos, y la estructura es similar, el PMBOK utiliza entradas, herramientas y salidas, mientras que Lledó “que necesito para empezar” como entradas (PMBOK), herramientas y “que obtengo al final de proceso” como las salidas (PMBOK).

En el libro de Lledó en comparación con el PMBOK, las actividades se encuentran seccionadas o unificadas de una manera diferencia al PMBOK, pero el fondo es el mismo, por ejemplo en el Plan para Desarrollar el Plan de Recursos Humanos “que obtengo al final de proceso” son las mismas (solo que el PMBOK integra las mismas 3 actividades en el Plan de Recurso Humano) y con las entradas de ese mismo proceso es similar, mientras que el PMBOK hace un desglose de entradas, el documento de Lledó en el espacio “que necesito para empezar” solo indica un ítem, pero también indica que es necesario conocer a profundidad una serie de puntos (lo hace a manera de cuestionamiento) que al fin y al cabo es similar a los factores ambientales.

La diferencia es marcada en cuanto a redacción y estilo, el PMBOK es una lectura un poco difícil, aburrida, no hay una motivación extra, a pesar de la importante información que contiene, sin embargo el libro de Lledó por lo menos en el capítulo 9 es más simple, dinámico, y complementa el aprendizaje con prácticas.

Los puntos medulares de la gestión de los recursos humanos del proyecto, se centran en los siguientes 4 procesos:

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos, debemos conocer cuáles son las necesidades en recurso humano (características de los puestos), capacitación etc, del proyecto, para obtener un plan que indique características fundamentales sobre los recursos  de cuando y como serán usados e incluso la liberación de los mismos.

Adquirir el Equipo del Proyecto, es necesario saber con qué contamos y que debemos contratar, para tener el equipo de proyecto apropiado. Una vez con la nómina completa podemos poner nombres en nuestros organigramas y demás herramientas organizacionales, como los cronogramas de recursos, pero una cosa es el plan y otra lo que realmente conseguimos por lo cual hay que actualizar el Plan para la Dirección del Proyecto en caso de ser necesario.

Desarrollar el Equipo del Proyecto, una vez con nuestro equipo completo, conociendo la asignación del personal y el calendario de los recursos, debemos mejorar las capacidades individuales de los miembros y crear relaciones interpersonales del equipo formado, con lo cual se pretende formar un equipo unido, dinámico lo cual beneficia al proyecto, y para lo cual se realizan evaluaciones de desempeño y se actualizan los factores ambientales. 

Dirigir el Equipo del Proyecto, este proceso es el teje y maneje del proyecto, es supervisar el trabajo que se hace día a día y en el cual surgen problemas o conflictos que hay que solucionar.

Mapa Conceptual Gestión de Recurso Humano